Xu hướng thị trường, tỷ lệ đặt phòng và nhân khẩu học của khách hàng từng là những thông tin mật được bảo vệ nghiêm ngặt nhất tại mỗi ryokan (nhà trọ truyền thống Nhật Bản). Thế nhưng, tại Kinosaki Onsen – khu nghỉ dưỡng suối nước nóng có lịch sử hơn 1.300 năm thuộc thành phố Toyooka, tỉnh Hyogo, các đối thủ cạnh tranh đang làm điều ngược lại.
Bước ngoặt từ cuộc khủng hoảng
Trước đây, mỗi ryokan tại Kinosaki Onsen đều giữ kín thông tin vận hành để tự xây dựng chiến lược kinh doanh riêng. Tuy nhiên, góc nhìn này đã bắt đầu thay đổi từ năm 2019 nhờ sự khởi xướng của Nisei Kai (Hiệp hội thế hệ thứ hai), nhóm các nhà quản lý ryokan trẻ tuổi.
Đầu năm 2020, đại dịch Covid-19 bùng phát khiến toàn bộ các ryokan tại Kinosaki Onsen phải đóng cửa trong một tháng. Khi mở cửa trở lại, các chủ nhà trọ đối mặt với bài toán nan giải trong việc định giá phòng và dự báo nhu cầu thị trường.
Ông Takamiya Hiroyuki, Trưởng Hội đồng xúc tiến chuyển đổi số (DX), chia sẻ rằng trong tình hình hoàn toàn khó lường, việc chỉ dựa vào kinh nghiệm hay trực giác cá nhân đã lộ rõ những hạn chế. Nhận thức về việc cần ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế dần trở thành sự đồng thuận chung. Đến năm 2022, Hội đồng xúc tiến du lịch DX Toyooka chính thức ra đời, đánh dấu mốc hợp tác sâu rộng giữa chính quyền thành phố, Hiệp hội Ryokan và tổ chức quản lý điểm đến Toyooka Tourism Innovation (TTI).
Hệ thống chia sẻ dữ liệu minh bạch nhưng bảo mật
Để tạo sự tin tưởng giữa các đối thủ kinh doanh, hệ thống quản lý dữ liệu tập trung được thiết kế với những quy tắc bảo mật chặt chẽ.
- – Bảo mật thông tin riêng tư: Hệ thống không hiển thị số liệu doanh thu hay tình hình đặt phòng cụ thể của từng ryokan riêng lẻ. Thay vào đó, dữ liệu đầu ra chỉ phản ánh các giá trị trung bình được tính toán từ ít nhất 5 nhà trọ trở lên.
- Nội dung chia sẻ: Các thông tin được cập nhật bao gồm xu hướng đặt phòng cho các kỳ nghỉ lớn (như kỳ nghỉ hè hay Tuần lễ Bạc tháng 9), khu vực cư trú của khách hàng, mức phí dịch vụ trung bình và tỷ lệ tăng trưởng so với cùng kỳ năm trước.
- Vai trò trung gian: Tổ chức TTI đóng vai trò kết nối, thiết lập kỹ thuật để trích xuất dữ liệu nguồn từ từng cơ sở lưu trú và tổng hợp thành bức tranh toàn cảnh cho toàn khu vực.
Một ví dụ điển hình cho hiệu quả của việc chia sẻ dữ liệu là cuộc họp của Hội đồng vào ngày 17/6 vừa qua, tập trung vào bài toán suy giảm khách quốc tế trong mùa hè.
Dữ liệu chỉ ra rằng lượng khách nước ngoài giảm mạnh vào tháng 7 và tháng 8 do tâm lý ngại cái nóng oi ả tại các khu nghỉ dưỡng suối nước nóng. Serizawa Kyosuke (27 tuổi), đại diện nhóm Nisei Kai kiêm Giám đốc điều hành cấp cao của ryokan Seri, đã đề xuất thử nghiệm giải pháp giảm nhiệt độ nước suối nóng xuống khoảng 2 độ C, đồng thời bố trí thêm các bồn tắm nước lạnh nhỏ tại một số nhà tắm công cộng trong 1 tuần (từ ngày 1/8). Nhờ có dữ liệu chứng minh thực trạng chung, đề xuất của các quản lý trẻ đã nhanh chóng nhận được sự ủng hộ và phê duyệt từ chính quyền cùng các thành viên hội đồng.
Triển vọng mô hình quản lý cộng đồng
Việc áp dụng chuyển đổi số và chia sẻ dữ liệu không chỉ mang lại lợi ích cho toàn vùng, mà còn giúp từng ryokan tối ưu hóa vận hành một cách ấn tượng.
Tại ryokan Seri, một trong những đơn vị tiên phong tham gia hệ thống, doanh thu tháng 6 đã tăng khoảng 10% so với thời điểm trước đại dịch, trong khi lợi nhuận hoạt động tăng gấp 3 lần. Đặc biệt, dựa vào dự báo chính xác các giai đoạn thấp điểm, Seri đã nâng số ngày nghỉ phép hàng năm của nhân viên từ 15 ngày lên khoảng 90 ngày, vừa giảm tải áp lực lao động vừa cải thiện biên lợi nhuận.
Chính quyền thành phố Toyooka và và tổ chức quản lý điểm đến Toyooka Tourism Innovation đang có kế hoạch nhân rộng mô hình này ra ngoài phạm vi khu vực Kinosaki Onsen. Họ cũng nghiên cứu việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu chuyên sâu và đề xuất chiến lược bán hàng tối ưu riêng cho từng nhà trọ.
Mô hình hợp tác chia sẻ dữ liệu tại Kinosaki Onsen đang trở thành điểm sáng tiêu biểu cho chiến lược quản lý cộng đồng tại Nhật Bản, gợi mở lời giải hiệu quả cho các khu du lịch truyền thống trong cuộc chiến ứng phó với tình trạng thiếu hụt lao động và giảm dân số hiện nay.f
