Mike Kim, doanh nhân Mỹ, là nhà sáng lập Gradient Consulting, công ty tư vấn hỗ trợ các công ty khởi nghiệp AI xây dựng mối quan hệ khách hàng và thiết lập quan hệ đối tác với các tập đoàn tại Nhật Bản, cũng như khu vực Châu Á Thái Bình Dương. Với hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc tại 9 quốc gia trong khu vực và hiện đang làm việc tại Tokyo, ông Kim chia sẻ những bài học về văn hóa kinh doanh với người Nhật.
Năm 2016, khi Kim bắt đầu khởi nghiệp tại Nhật Bản, bài học đầu tiên về văn hóa Nhật mà Kim học được là meishi kokan – nghi thức trao đổi danh thiếp. Với ông, đây là một kỹ năng dễ. Nhưng sau nhiều năm lăn lộn kinh doanh ở đất nước mặt trời mọc, ông mới hiểu rõ nghệ thuật ăn tối trong kinh doanh của người Nhật. Đồng thời nhận ra bữa tối chính là chìa khóa khẳng định sự tin tưởng và hợp tác tại quốc gia này.
“Khi nhớ lại những mối quan hệ doanh nghiệp bền chặt nhất của mình với đối tác trong gần một thập kỷ qua, dường như tất cả đều bắt nguồn từ những buổi tối, chứ không phải những cuộc họp trong phòng hội nghị”. Chính trong bữa tối, các mối quan hệ được vun đắp, những cuộc trò chuyện chân thành diễn ra, sự đồng thuận hay cả những lời xin lỗi được đưa ra. Đây là những kinh nghiệm được Mike Kim đúc rút lại, với 5 sai lầm khi dùng bữa tối với đối tác Nhật.
1. Bỏ bữa tối hoàn toàn
Sai lầm đầu tiên là bỏ qua hoàn toàn các buổi tối hẹn với đối tác, khách hàng tiềm năng. Theo Kim, điều này giống như đang bỏ lỡ cơ hội xây dựng các mối quan hệ thiết yếu và lòng tin với họ.
“Đôi khi tôi tự hỏi liệu những người nước ngoài làm ăn tại Nhật Bản có nghĩ rằng người Nhật ‘chậm chạp’ trong kinh doanh hay không. Nhưng chính những người nước ngoài khi không biết quy tắc này đã ‘chậm chạp’ trong việc xây dựng các mối quan hệ thực sự”. Kim cho rằng, trong môi trường kinh doanh tại quốc gia này, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội bên ngoài phòng họp nếu từ chối bữa tối với đối tác.
2. Không đón tiếp hoặc đáp lại
Tổ chức Du lịch Quốc gia Nhật Bản định nghĩa omotenashi là “tinh thần hiếu khách tuyệt vời, tận tâm chăm sóc khách hàng”. Đây cũng là tôn chỉ trong tiếp đãi đối tác. Nguyên tắc mang tính phổ quát tại Nhật là: nếu ai đó đối đãi bạn ân cần, bạn cũng nên đáp lại họ nhiệt tình vào lần sau.
Người Nhật luôn chu đáo và tận tâm, từ chọn nhà hàng, đón tiếp trong bữa tối, đôi khi mang quà tặng, thậm chí là đi cùng và tiễn bạn bằng taxi hoặc tại ga tàu điện ngầm. Vì thế các bữa tối với đối tác là cơ hội để đáp lại điều này và thể hiện sự trân trọng bằng cách hiếu khách đáp lại và thực hành omotenashi của riêng bạn. Hãy lựa chọn nhà hàng một cách chu đáo, tạo ra trải nghiệm và phục vụ đồ ăn, thức uống nhiệt thành.
Đối với khách hàng, hoặc khách hàng tiềm năng, bạn nên luôn chủ động đề nghị tiếp đón và thanh toán. Thông thường, việc đề nghị đặt bàn ăn tối tương đương với dấu hiệu rằng bạn có ý định thanh toán, nhưng khi tới cuối bữa ăn, vẫn cần nhắc lại sẽ chủ động thanh toán hóa đơn.
3. Bỏ qua nghi thức uống rượu
Nếu bữa tối có uống rượu, điều quan trọng là phải lưu ý đến nghi thức uống rượu. Tại Nhật Bản, việc uống rượu cũng có những nét đặc trưng riêng.
Ở Mỹ và các nơi khác trên thế giới, việc uống rượu mang tính cá nhân. Ở Nhật Bản, việc này có thể mang tính cộng đồng hơn. Điều này thể hiện rõ khi mọi người ngồi xuống và gọi đồ uống đầu tiên. Người Nhật thường cùng một loại đồ uống để nâng ly chúc mừng (kampai) khởi động cho bữa ăn, buổi tiệc. Tất nhiên, là người nước ngoài, bạn có thể gọi loại nước uống khác nhau trong khi mọi người đều gọi cùng một đồ uống đầu tiên, nhưng hơn hết vẫn nên hòa đồng.
Có 3 quy tắc quan trọng nhất khi uống sake:
- Không bao giờ tự rót cho mình
- Đừng bao giờ để ly của người khác bị cạn
- Khi rót và nhận, hãy dùng cả hai tay
Nếu bạn ít kinh nghiệm, nên nói lời xin lỗi và mong nhận được sự thông cảm nếu có bất kỳ sai sót nào. Có thể nói: “Tôi thích rượu sake. Tuy nhiên, tôi không biết quy tắc, vậy nếu chúng ta gọi rượu, anh/chị có thể hướng dẫn tôi cách uống rượu được không?”. Sự thừa nhận thành thật cũng là một điểm cộng.
4. Nói chuyện bàn công việc quá sớm hoặc không nói gì cả
Trong một bữa tối kinh doanh tại Nhật Bản, việc nói chuyện bàn công việc thực sự được mong đợi. Đối tác của bạn có thể đã chuẩn bị những nhận xét cụ thể, hoặc hoàn thành công tác chuẩn bị cần thiết. Tuy nhiên, theo ông Kim, cần lựa chọn thời điểm bắt đầu việc này.
Nếu bắt đầu nói chuyện kinh doanh ngay khi vừa ngồi vào bàn, được cho là khiếm nhã. Mặt khác, bạn cũng không nên quá thận trọng và tránh nói chuyện kinh doanh hoàn toàn. Nên bắt đầu trò chuyện cởi mở về các vấn đề bên lề, xã hội, cuộc sống, rồi thẳng thắn bước vào các vấn đề công việc.
5. Bỏ lỡ những kết nối thực sự
Theo ông Kim, kim chỉ nam trong bữa gặp mặt vẫn là sự chân thành. Ông thường muốn thực sự muốn tìm hiểu thêm về gia đình, sở thích và thú vui ngoài công việc của đối tác người Nhật. Đồng thời về sự nghiệp chuyên môn, những nơi họ đã đặt chân đến trên thế giới, cũng như tìm hiểu thêm về Nhật Bản qua góc nhìn và trải nghiệm của vị này. Những điều học được trong bữa tối sẽ trở thành những điểm kết nối, giúp làm sâu sắc thêm mối quan hệ trong lần gặp gỡ sau đó.
Mike Kim hi vọng những kinh nghiệm này giúp mọi người hiểu được những nghi thức khi dùng bữa với các đối tác người Nhật, thúc đẩy các mối quan hệ kinh doanh bền chặt hơn.
