Khác với Việt Nam hay nhiều quốc gia trên thế giới, nơi chỉ có công ty mới được sử dụng con dấu, tại Nhật Bản, mỗi cá nhân đều được phép sở hữu con dấu thay cho chữ ký. Con dấu Inkan được người Nhật sử dụng trong các văn bản hành chính, các giao dịch giấy tờ thông thường. Đây cũng là nét văn hóa đặc trưng của Nhật, khiến nhiều người nước ngoài mới tới đây rất đỗi ngạc nhiên.
Con dấu Inkan (印鑑) hay còn gọi là Hanko (ハンコ) là con dấu được sử dụng cho tư cách pháp nhân hoặc công ty, có giá trị pháp lý thay thế cho chữ ký. Có thể sử dụng con dấu này khi làm thủ tục đăng ký thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, bảo hiểm, đăng ký sim điện thoại hoặc sử dụng trong các văn bản hành chính…
Phân loại con dấu
Con dấu Hanko được chia làm 3 loại chính:
– Ginkoin (銀行印): con dấu được sử dụng để đăng ký ngân hàng, thực hiện các giao dịch về ngân hàng.
– Jitsuin (実印): con dấu được đăng ký với chính quyền địa phương để sử dụng cho những thủ tục quan trọng, mang tính bảo mật như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, mua bán ô tô… Con dấu này cực kỳ quan trọng, thường được đặt các nghệ nhân khắc thủ công nên có giá khá đắt đỏ.
– Mitomein (認印): con dấu này sử dụng cho việc ký nhận bình thường hàng ngày ví dụ giao hàng, xác nhận thư từ, bưu phẩm… Tính bảo mật của con dấu Mitomein thấp nên bạn có thể mua tại các máy làm con dấu tự động hoặc Combini.
Chất liệu con dấu và chi phí
Người Nhật thường dùng con dấu làm bằng đá, gỗ, nhựa hoặc cao su. Đối với những con dấu yêu cầu độ bảo mật cao như Jitsuin hoặc Ginkoin thường được đặt làm thủ công với chất liệu bằng đá hoặc gỗ để đảm bảo khó làm giả và có thể lưu trữ trong thời gian dài. Trong khi đó, con dấu Mitomein có yêu cầu bảo mật thấp hơn nên thường được làm bằng máy công nghiệp, sử dụng những chất liệu rẻ.
Giá làm con dấu phụ thuộc vào chất liệu, kích thước, số lượng ký tự khắc lên con dấu, cách khắc dấu…
Chi phí làm con dấu Hanko tại Nhật thông thường sẽ là 2,000 yên nếu bạn lựa chọn khắc thủ công tại các cửa hàng làm con dấu (はんこ屋さん – Hankoyasan), tìm các cửa hàng này trên Google Map khá dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt làm con dấu online trên một số trang như: Askul, hankoya.com, hanko-store.com.
Ngoài ra, với những con dấu có độ bảo mật thấp và sử dụng cho các ký nhận hàng ngày như Mitomein bạn có thể mua tại các cửa hàng 100 yên. Hoặc bạn có thể mua con dấu giá rẻ ở Don Quijote với giá khoảng 500 yên.
Điều kiện đăng ký con dấu
Tại Nhật, điều kiện làm con dấu gồm:
– Có giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài.
– Trên 16 tuổi.
Như vậy, các bạn thực tập sinh, du học sinh, người lao động nước ngoài sang Nhật học tập, làm việc đều có thể làm con dấu sử dụng thay chữ ký trong giải quyết các thủ tục, giấy tờ, như giao dịch ngân hàng, lĩnh lương, nhận bưu kiện, thanh toán hóa đơn…
Các bước làm con dấu tại Nhật
Để làm con dấu tại Nhật, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đến shiyakusho 市役所 làm thủ tục đăng ký con dấu
Bạn cần chuẩn bị:
– Loại con dấu muốn đăng ký.
– Thẻ ngoại kiều hoặc hộ chiếu.
– Phí đăng ký con dấu: 100-300 yên.
Khi đến shiyakusho, bạn sẽ nhận đơn đăng ký con dấu (申請書 -shinseisho), điền đầy đủ thông tin vào đơn để nộp.
Bước 2: Làm đơn đăng ký con dấu
Sau khi viết đơn đăng ký xong, bạn làm giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書 – inkanshoumeisho). Giấy chứng minh con dấu này là giấy tờ mà bạn được yêu cầu xuất trình khi đi làm các giao dịch quan trọng như đăng ký kết hôn, mua nhà, mua xe,… bên cạnh con dấu.
Thủ tục làm giấy chứng minh con dấu:
– Điền vào giấy 印鑑登録証明書交付申請.
– Giấy đăng ký con dấu.
– Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt.
– Phí đăng ký.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký con dấu, giấy xác nhận con dấu (印鑑証明書) và giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑登録書).
Sau khi đã có con dấu và đăng ký hợp pháp, hãy cất kỹ càng để tránh bị thất lạc nhé.
