Anh Trần Đức, 29 tuổi, hiện đang làm kỹ sư cơ khí cho một công ty gia công sản phẩm tiện, phay, hàn tại tỉnh Saitama. Nhớ lại ngày đầu tiên đến công ty, anh cười ái ngại.
“Ôi xấu hổ lắm. Cứ theo tác phong làm việc ‘giờ cao su’ của Việt Nam, tôi đến trễ 15 phút. Đến nơi, thấy bác Giám đốc và mọi người ngồi chờ, mặt ai cũng xám xịt, thật sự phát hoảng”, anh nhớ lại.
Rất nhiều người nước ngoài có dịp làm việc với đối tác Nhật, hoặc đến Nhật sinh sống, làm việc, đã có những trải nghiệm tương tự như anh Đức.
Đến đúng giờ chính là trễ giờ
Văn hóa đúng giờ của người Nhật được chấp thuận như một điều hiển nhiên trong cuộc sống thường ngày. Họ quan niệm rằng, đúng giờ chính là trễ giờ, còn bạn đến sớm hơn 5-10 phút mới là đúng giờ. Bởi người Nhật cho rằng thời gian là vô cùng quý giá, họ không muốn tốn bất kỳ một phút giây nào để chờ đợi cho việc riêng tư của bạn. Đây là lý do vì sao những người ở quốc gia khác khi đến Nhật đều phải cố gắng sắp xếp thời gian, tới sớm hơn 10 phút để theo kịp với nhịp sống của người Nhật.
10 phút sẽ chẳng đáng bao nhiêu trong khối thời gian của bạn, nhưng nó sẽ đánh giá nên một con người biết cách tận dụng và coi trọng thời gian, có tinh thần nghiêm túc, chỉn chu trong mọi việc và mọi mối quan hệ. Khi bạn quen được với nếp sống này, sự cố gắng của bạn sẽ được người Nhật đánh giá cao hơn, giúp bạn có công việc và mối quan hệ tốt hơn.
Ngược lại, nếu bạn không đúng giờ, người Nhật còn cho rằng bạn không giữ đúng lời hứa và đánh giá bạn thiếu tôn trọng người khác khi để họ phải lãng phí thời gian ngồi đợi bạn. Đặc biệt là những dịp quan trọng như lịch phỏng vấn hay buổi hẹn với khách hàng, đối tác, việc trễ giờ sẽ để lại ấn tượng rất xấu và có thể ảnh hưởng tới quyết định hủy dự án với bạn.
Phải làm gì nếu nhiều khả năng bị lỡ hẹn?
Sau lần “xấu hổ không để đâu cho hết”, anh Đức hiểu hơn văn hóa Nhật Bản và xây dựng tác phong làm việc đúng giờ chuẩn Nhật, công việc cũng dần suôn sẻ.
“Tôi nhận thấy, với người Nhật, nếu lỡ đến muộn vài phút thì chưa phải là nghiêm trọng, họ có thể bỏ qua, nhưng muộn tới 10-15 phút thì tình hình đã khá căng thẳng, còn nếu tận 30 phút trễ sẽ được coi là ‘khó chấp nhận được’. Tuy nhiên, trong trường hợp có lý do bất khả kháng, ví dụ tàu bị hủy chuyến vì lý do thời tiết xấu, nên tìm cách thông báo càng sớm càng tốt. Nếu có thể tính toán thời gian dự định sẽ trễ hẹn, có thể cộng thêm một chút thời gian dự phòng an toàn để bạn chắc chắn tới trước giờ đã báo”, anh Đức chia sẻ.
Với trường hợp bạn không dự tính được thời gian, hãy thông báo rằng bạn sẽ liên lạc ngay khi biết được thời gian dự định tới. Việc giữ liên lạc liên tục cần được ưu tiên để người đợi bạn không phải bị động chờ đợi. Điều này giúp người đợi ghi nhận nỗ lực của bạn và ảnh hưởng của việc trễ hạn sẽ giảm nhẹ đáng kể.
Nếu là cuộc hẹn nội bộ trong công ty, bạn nên thành thực nói về lý do trễ hẹn, kể cả đó là lý do chủ quan của cá nhân bạn. Trường hợp cuộc hẹn với đối tác, khách hàng, bạn cần đưa ra cách giải thích hoặc lý do chính đáng, thay vì lý do cá nhân có thể ảnh hưởng đến uy tín của cả công ty.
“Cần tránh không để bị rơi vào tình huống như vậy, bằng cách sắp xếp lịch làm việc mỗi ngày cẩn thận, chủ động di chuyển sớm, nhất là trong giờ cao điểm. Cố gắng đến sớm trước lịch hẹn còn giúp bạn có thời gian chuẩn bị phong thái tốt nhất cho cuộc gặp gỡ, giúp bạn đạt hiệu quả công việc tốt nhất”, anh nói.
