Tại môi trường làm việc đề cao chuẩn mực như Nhật Bản, nhân viên phải nắm rõ cách viết business email, đặc biệt khi trao đổi công việc với cấp trên, khách hàng hay đối tác. Cùng tìm hiểu một số quy tắc viết business email cơ bản để tránh sai sót đáng tiếc nhé.
1/ Tiêu đề email
Khi gửi email trong công việc, đặc biệt là cho cấp trên, khách hàng – những người có nhiều email hàng ngày, thì đặt tiêu đề email thế nào sẽ quyết định rất lớn đến việc email của bạn có được đọc hay không.
◆ Tên người gửi
Lưu ý đầu tiên khi viết tiêu đề email là cần kèm với tên người gửi. Đối với những đối tác lần đầu tiên giao dịch, thì cách hiển thị tên người gửi ở hòm thư đến cũng giúp bạn gây ấn tượng với đối tác. Bạn có thể để tên mình cùng với tên công ty, hiển thị theo dạng:
会社名 ＋氏名 hoặc 氏名 ＋会社名
◆ Tránh đặt những tiêu đề chung chung: ví dụ 「お願い」 「お世話になっております」
Lý do là bởi cách đặt tiêu đề chung chung sẽ khiến:
- Người đọc không phán đoán được bạn muốn truyền đạt gì qua email, nếu họ đang bận còn bỏ qua để đọc sau và rồi email bị quên luôn.
- Có thể bị nhầm tưởng là spam mail thì sẽ bị xóa ngay.
◆ Hãy đặt tiêu đề để người đọc nhìn qua là hiểu chủ đề của email.
Muốn như vậy, tiêu đề phải dễ hiểu, bao quát nội dung các câu hỏi sau:
・Về việc gì? （Ví dụ : 〇〇会議、ＸＸプロジェクト）
Hãy chọn những từ khóa liên quan tới nội dung bạn muốn trao đổi để người nhận chỉ nhìn qua tiêu đề cũng hình dung ra việc bạn muốn nói. Ngoài ra, nó cũng giúp ích cho bạn trong việc lục lại tìm kiếm sau này.
・ Khi nào? (Ví dụ : 第2回、8月15日）
Đưa con số cụ thể về ngày tháng, số lần… trong tiêu đề sẽ giúp người nhận nắm chính xác được việc sự việc bạn muốn trao đổi sẽ xảy ra vào thời điểm nào.
・Bạn muốn gì/muốn người đọc làm gì? ( Ví dụ: ～のお願い、～のご報告、～のご確認）
Bằng cách đưa các từ khóa này, người đọc sẽ nắm rõ được ý đồ của bạn qua email trước khi bắt đầu đọc nội dung chính bên trong.
Một số ví dụ đặt tiêu đề email dễ hiểu, thân thiện với người nhận :
プレゼン資料ご確認のお願い（8/15東京本社）
第2回 営業ミーティングのお知らせ
【◍◍プロジェクト】進捗状況のご報告（No.1)
【〇〇セミナー】ご出席ありがとうございました。
新製品発売キャンペーン【4/1~4/10】のお知らせ
2/ Cấu trúc của một business email
Thường gồm có 3 phần chính:
Phần 1) 前文: mở đầu của email, gửi lời chào hỏi, tự giới thiệu với người nhận (kể cả đã từng liên lạc từ trước) và nói tóm tắt lý do mình gửi email.
Phần 2) 本文: nội dung chính của email, trình bày chi tiết về nội dung muốn thông báo, trao đổi…
Phần 3) 末文: phần chốt của email, sẽ kết thúc bằng một câu chào. Chữ ký trong email cũng được tính là 末文 của email.
3/ Cách viết phần mở đầu (前文）
Khi trao đổi qua email, do người đọc không thể nhìn thấy mặt hay nghe thấy giọng nói của bạn, nên chúng ta càng cần phải thể hiện lễ nghĩa, sự chuyên nghiệp thông qua cách chào hỏi ở đầu email.
Phần này bao gồm : 「宛名」 + 「挨拶」 + 「自己紹介」 ＋「趣旨」
✔「宛名」 (thông tin người nhận email)
Viết phần 宛名 này ở ngay dòng đầu tiên của email. Trong đó gồm 会社名 ＋部署名 + 氏名 +様
Nếu trường hợp người nhận là người của công ty khác, hãy viết thông tin của họ đầy đủ: 会社名 ＋部署名 + 氏名 +様
Tuyệt đối không viết tắt tên công ty người nhận dạng (株） hay (有）
✔「挨拶」 (lời chào hỏi)
Tùy vào mối quan hệ và tình trạng trao đổi với người nhận, bạn có thể dùng linh hoạt các cụm chào hỏi khác nhau như: お疲れ様です、お世話になっております、初めまして、お久しぶりです。。。
Một số ví dụ:
「お疲れ様です」 dùng cho email với người cùng công ty.
「お世話になっております」 khi gửi cho người ngoài công ty.
「こんにちは」 dùng khi người gửi và người nhận có mối quan hệ thân thiết
「初めまし」 dùng khi gửi email lần đầu
「ご無沙汰しております」 sử dụng khi lâu rồi mới liên lạc
「ご返信ありがとうございます」 khi nhận được thư trả lời từ người mình liên lạc lần đầu
✔「自己紹介」 (tự giới thiệu )
Cho dù bạn đã trao đổi email với người nhận nhiều lần trước đó, thì vẫn nên tự giới thiệu ngắn gọn, gồm : 会社名 ＋ 部署名 ＋氏名
✔「趣旨」 (lý do gửi email)
Tóm tắt ngắn gọn nội dung bạn muốn trao đổi giúp người đọc nắm bắt nhanh điều bạn muốn đề cập.
Ví dụ: ◍◍の件についてご連絡（ご報告・ご相談・ご提案）いたします。
本日のお打合せの結果について、ご報告いたします。
先日のお礼を申し上げたく、ご連絡いたします。
Nếu bạn muốn người đọc trả lời, thì nên nói rõ ý đó để người đọc nắm được :
Ví dụ: お手数をおかけいたしますが、お返事を頂けると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております。
Nếu nội dung email quá dài, hãy nói thêm một câu ở cuối 前文 để người đọc thông cảm.
Ví dụ : 長文になりますが、ご一読のほどお願い申し上げます。
どうか末文までお付き合いください。
4/ Cách sắp xếp trình bày phần nội dung chính (本文）
Điều cần lưu ý nhất là trình bày nội dung mạch lạc, dễ hiểu, dễ nhìn. Tránh viết các đoạn dài lê thê, không xuống dòng, không ngắt đoạn, hoặc nội dung khó hiểu, người đọc không thể nắm được ý chính. Vì vậy, cần chú ý một dòng ko quá 20 ~ 30 chữ (全角). Hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp.
Tạo ra các khoảng trống ngắt đoạn khi kết thúc từng ý để người đọc dễ theo dõi. Tốt nhất nên cách dòng ngắt đoạn khi khi viết được từ 2-5 dòng.
Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ Kanji liên tiếp nhau, đặc biệt là những cụm từ vốn được sử dụng phổ biến hiragana như:
有難うございます → ありがとうございます
宜しく御願い致します → よろしくお願いいたします。
5/ Cách viết phần chào hỏi cuối email （末文）
Nguyên tắc của business email là mở đầu bằng chào hỏi và kết thúc cũng là một câu chào hỏi, cảm ơn đối tác.
「よろしくお願いいたします。」 là cụm từ được sử dụng phổ biến nhất và có thể sử dụng với bất kì đối tượng nào.
Tùy thuộc vào nội dung email là 提案 hay 依頼… mà có thể chọn các mẫu biến thể phù hợp:
以上、よろしくお願いいたします。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします
引き続きよろしくお願いいたします。
Nếu nội dung phần 本文 khá ngắn gọn, chỉ dùng để báo cáo nhanh, thì có thể dùng:
取り急ぎ、ご報告まで
取り急ぎ、お知らせいたします。
6/ Kiểm tra email thêm một lượt trước khi ấn nút “Gửi”
Trước khi bấm nút “Gửi”, bạn cần đọc lại các nội dung vừa viết, kiểm tra thật kỹ tránh sai sót.
Bạn có thể tham khảo thêm trên website Business-mail.jp hoặc một số đầu sách về cách viết business email chuyên nghiệp, như cuốn「誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方」…
