Trong thực tế, cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty của bạn, nhất là đối với người lần đầu gọi điện đến. Chính vì vậy, trước khi vào làm ở doanh nghiệp Nhật, hãy trang bị kiến thức, kỹ năng nghe và trả lời điện thoại thật chuyên nghiệp.
Trình tự nghe điện thoại ở công ty Nhật có quy trình như sau:
Bước 1: Chuẩn bị nhấc máy
Nên đặt bút, giấy ghi nhớ bên cạnh. Nhanh chóng nhấc máy trong vòng 3 hồi chuông.
Bước 2: Nghe máy và chào hỏi
Khi nhấc máy lên, bạn cần chào hỏi đối phương. Sau khi đối phương xưng danh, hãy chào hỏi lại đối phương thêm một lần nữa.
Ví dụ:
Bạn：お電話有難うございます。〇〇会社でございます。
Người gọi：商事の▢▢と申します。お世話になっております。
Bạn：商事の▢▢様ですね。お世話になっております。
Nếu để đối phương chờ quá 3 hồi chuông, bạn có thể thay đổi câu chào như sau:「お待たせ致しました。〇〇会社でございます」
Nếu họ không xưng tên, bạn có thể hỏi lại「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」
Trường hợp bạn không nghe rõ, hãy nói「申し訳ございません、お電話が少し遠いようです。 もう一度お名前をお願い致します」
Bước 3: Xác nhận đối tượng nghe máy
Sau khi chào hỏi bước 2, đối phương sẽ nói tên người cần gặp. Nếu người đó là bạn, hãy tiếp nhận cuộc gọi và trao đổi như thông thường. Chú ý ghi lại thông tin cần thiết vào giấy nhớ, để xác nhận lại khi kết thúc cuộc hội thoại.
Nếu người đối phương cần gặp là người khác, trước khi chuyển máy hãy xác nhận xem người đó có thể nghe điện thoại được không.
- Nếu người cần nghe máy không có mặt/không thể nghe máy:
– Thông báo tình trạng của đối tượng nghe máy (ra ngoài, đang họp…) và giờ quay lại (nếu bạn biết).
– Hỏi xem đối phương có cần gọi lại không, nếu có, hỏi số điện thoại.
– Xác nhận lại thông tin cần thiết: tên riêng, công ty, số điện thoại, mục đích cuộc gọi
– Xác nhận thời gian đối phương có thể nghe máy.
– Xưng tên và phòng ban của mình.
Lưu ý: Trường hợp đối phương nói không cần gọi lại, bạn cũng phải lưu lại thông tin như trên để truyền đạt lại cho người đảm nhiệm.
- Nếu người cần nghe máy có mặt
Trước khi chuyển máy, bạn thông báo cho đối phương rồi nhấn nút giữ cuộc gọi (保留ボタン）và nhớ khi chuyển máy, nói cho người đảm nhiện về tên riêng, tên công ty, mục đích cuộc gọi (nếu có) của đối phương. Lưu ý lúc này phải ấn nút 保留, không được bịt ống tai nghe, vì đối phương vẫn có thể nghe được.
Bước 4: Chào hỏi và gác máy
Sau khi chào, bạn phải chờ đối phương tắt máy rồi mới đặt ống nghe xuống. Các câu thường dùng khi chào tạm biệt là 「ありがとうございました」 「よろしくお願いいたします」
Chúc bạn có kỹ năng nghe và trả lời điện thoại chuyên nghiệp.
