Ở Nhật, người nước ngoài chuyển từ visa du học sang visa lao động rất phổ biến, nhưng chuyển từ visa lao động sang visa du học có lẽ không nhiều. Nếu bạn ở trường hợp này, có thể tự làm thủ tục với 6 bước như dưới đây.
Bước 1: Nhận giấy trúng tuyển từ trường
Khi nhận giấy báo trúng tuyển (合格通知書) có dấu mộc xác nhận của trường, bạn cần giữ cẩn thận để làm hồ sơ xin visa.
Bước 2: Điền thông tin vào hồ sơ
Bạn sẽ phải điền các thông tin vào hồ sơ của trường, bao gồm sơ yếu lý lịch, tờ khai thông tin người bảo lãnh tài chính.
1/ Sơ yếu lý lịch (履歴書）
Thông thường các trường sẽ yêu cầu viết sơ yếu lý lịch theo mẫu riêng của trường. Nếu không bắt buộc điền thông tin theo mẫu, bạn có thể tham khảo một số mẫu trên các trang web hướng dẫn. Lưu ý trong phần trình độ học vấn, bạn sẽ phải khai đầy đủ thông tin từ bậc tiểu học cho đến bậc học cao nhất mà bạn đã hoàn thành.
2/ Tờ khai thông tin người bảo lãnh tài chính (経費支弁書)
Nếu người trả học phí là người thân trong gia đình, bạn phải khai thông tin về người thân. Trường hợp bạn là người tự trả học phí thì sẽ khai thông tin của bản thân.
Bước 3: Các giấy tờ hộ tịch và người bảo lãnh
1/ Bản sao hộ khẩu công chứng (戸籍謄本のコピー版)
Bạn sẽ cần bản sao hộ khẩu công chứng để chứng minh mối quan hệ với người bảo lãnh tài chính trong trường hợp người trả học phí là người thân. Cần phải photo trang có thông tin về chủ hộ và tất cả thành viên trong gia đình. Bản sao cần được dịch ra tiếng Nhật. Khi nộp hồ sơ cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, phải nộp cả bản tiếng Việt và tiếng Nhật.
2/ Giấy khai thu nhập hoặc giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng của người bảo lãnh.
Loại giấy tờ này thường sẽ không có mẫu nhất định, mà tuỳ thuộc vào ngân hàng và công ty làm việc của người bảo lãnh. Các ngân hàng tại Việt Nam sẽ có bản chứng nhận bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, nên bạn không cần phải dịch ra tiếng Nhật nữa.
Trong trường hợp bạn là người tự chi trả tiền học, bạn phải ra ngân hàng tại Nhật xin giấy chứng nhận số dư tài khoản, gọi là giấy 残高証明書 (ざんだかしょうめいしょ). Trong tài khoản cần có ít nhất là 80 man trở lên.
3/ Bảng điểm (成績証明証)
Nếu là bảng điểm bằng tiếng Việt, bạn sẽ phải dịch ra tiếng Nhật. Nếu là bảng điểm bằng tiếng Anh thì không cần dịch nữa.
4/ Bằng tốt nghiệp (卒業証明書)
Hầu như các trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam đều in bằng tốt nghiệp bằng tiếng Việt và tiếng Anh song song, nên bạn không cần dịch ra tiếng Nhật. Nhưng lưu ý, chỉ nộp bản sao cho nyukan, tuyệt đối không nộp bản gốc vì sẽ không được trả lại.
Bước 4: Điền thông tin vào đơn xin đổi visa theo mẫu của Nyukan
1/ Đơn xin đổi visa (在留資格変更許可申請）
Đơn xin đổi visa phải điền đúng theo mẫu của Nyukan và sử dụng ảnh thẻ chụp trong vòng 3 tháng gần nhất.
2/ Giấy giải trình lý do xin visa (申請理由書）
Giấy giải trình lý do xin visa thường được yêu cầu trong tất cả các trường hợp muốn đổi tư cách lưu trú. Trong trường hợp chuyển từ đi làm sang du học, bạn phải giải thích lý do tại sao nghỉ làm và muốn học lên, dự định sau khi tốt nghiệp… Nên viết dài cỡ 1 trang giấy A4, không nên viết quá ngắn hoặc quá dài.
Bước 5: Xin các giấy tờ liên quan đến công ty cũ
Những giấy tờ này chứng minh bạn có làm việc tại công ty trong suốt những năm đi làm tại Nhật. Trường hợp chuyển việc nhiều nơi, thì phải xin từng công ty tất cả các giấy tờ sau:
1/ Bảng tổng kết thu nhập và thuế từng năm (給与所得の源泉徴収票）
Nhằm chứng minh bạn có đóng thuế đầy đủ trong quá trình đi làm hay không. Đã từng có rất nhiều trường hợp bị từ chối visa do công ty cũ không khai thuế hoặc không trả thuế đúng.
2/ Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書)
Chứng minh bạn đã không còn làm việc ở công ty đó nữa.
3/ Giấy giải trình nội dung công việc (仕事内容説明書）
Giấy này ít khi bị yêu cầu nộp đối với các bạn đi làm văn phòng. Tuy nhiên, thường được Nyukan yêu cầu nộp đối với các bạn từng làm shain ở xưởng hoặc quán ăn gọi là 現場の仕事. Trong đó, phải giải thích rõ ràng đã làm những công việc gì, có tương ứng với tư cách visa đi làm hay không. Sau đó nhân viên của Nyukan sẽ gọi điện thoại về công ty xác nhận xem là những gì bạn khai có chính xác không. Vì dù được tuyển vào làm shain, nhưng thực tế nhiều công ty yêu cầu các bạn làm việc tay chân nhiều hơn là công việc văn phòng hoặc quản lý, như vậy không tương ứng với tư cách của visa 技術・人文・国際業務.
Nếu có sự sai lệch trong lời khai của bạn và phía công ty, rất có khả năng bạn sẽ không được cấp visa mới.
4/ Hợp đồng lao động (労働契約書）
Hợp đồng lao động để chứng minh rằng mức lương của bạn có tương ứng với lương của người Nhật ở cùng một nội dung công việc hay không. Bạn phải nộp giấy này để chứng minh ngay từ đầu công ty tuyển bạn vào với mục đích gì, làm công việc nội dung ra sao, lương có được tăng hay không.
Bước 6: Nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh
Khi viết hồ sơ nộp lên nyukan, phải viết sạch đẹp, rõ ràng, không được tẩy xoá. Không được viết bằng bút chì và bút bi có thể tẩy xoá được. Nên soạn đầy đủ hồ sơ trong một lần nộp để tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần. Bạn có thể nhờ một người bạn là người Nhật kiểm tra lại cách hành văn tiếng Nhật.
Có lẽ cuộc sống của một du học sinh sẽ khó khăn, vất vả hơn lúc đi làm, nhưng phát triển con đường học vấn cũng là một cách tốt để bạn mở rộng phát triển sự nghiệp sau này. Chúc bạn thành công.
