Giấy tờ cần chuẩn bị
Một số giấy tờ cần thiết được liệt kê trên website của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, cụ thể như sau:
- Tờ khai theo mẫu quy định (tải trên trang web ĐSQ)
- Phiếu hẹn trả kết quả (tải trên trang web ĐSQ)
- 2 ảnh giống nhau cỡ 3,5 x 4,5 cm (phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), trong đó 1 ảnh dán vào tờ khai, 1 ảnh nộp kèm theo hồ sơ
- 1 bản copy trang 2, 3, 4 của hộ chiếu hiện tại
- Bản chính hộ chiếu hiện tại
- Bản sao thẻ cư trú 在留カード
Ngoài ra, nếu bạn là sinh viên, còn cần thêm thẻ sinh viên và bản xác nhận của trường đang học. Nếu là tu nghiệp sinh, cần có xác nhận của nghiệp đoàn, thể hiện bạn đang làm việc tại nghiệp đoàn.
Nộp hồ sơ
Bạn in tờ khai và phiếu hẹn trả kết quả, điền thông tin cá nhân vào tờ khai, dán ảnh và mang kèm các giấy tờ cần thiết như phần trên tới Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản (ĐSQ). Trong đó, ĐSQ tại Tokyo, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka và Fukuoka sẽ chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang sinh sống tại các tỉnh thành khác nhau. Cụ thể như sau:
ĐSQ tại Tokyo chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Kyoto, Hyogo, Shiga, Nara, Wakayama; Mie; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi.
- Địa chỉ: ₸151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11、ベトナム大使館、領事部 (Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu).
- Thời gian làm việc: 9:30 – 12:00 (nhận hồ sơ tới 11:30) và 14:00 – 17:00 (nhận hồ sơ đến 16:30), từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần, trừ ngày lễ.
- Lệ phí: 8,500 yên/hộ chiếu (tự đến lấy sau 5 ngày làm việc), trên dưới 10,000 yên khi tự đến nộp nhưng gửi kết quả về qua bưu điện, hoặc 12,600 yên nếu lấy ngay trong ngày, sau khi nộp đủ giấy tờ.
Các tỉnh còn lại do Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka và Fukuoka đảm nhiệm.
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka
Địa chỉ: 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東4-2-15 (Osaka, Sakai-shi, Sakai-ku, Ichinocho Higashi 4-2-15)
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
Địa chỉ: 〒810-0801 福岡市博多区中洲5-3-8 アクア博多4階 (Fukuoka, Hakata-ku, Nakasu, 5-3-8, Aqua Hakata Building, 4th Floor)
Nộp trực tiếp hay gửi bưu điện?
Trước đây, bạn bắt buộc phải trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện. Hiện nay, để tạo điều kiện cho những trường hợp đặc biệt không thể trực tiếp đến ĐSQ/LSQ nộp hồ sơ, bạn cần thêm 1 đơn đề nghị được cấp hộ chiếu mới qua đường bưu điện, trình bày lý do cụ thể. Căn cứ vào đơn đề nghị, ĐSQ/LSQ sẽ xem xét và có thể chấp nhận việc nhận hồ sơ gửi tới bằng bưu điện cho bạn.
Trường hợp nhận trả kết quả bằng bưu điện, bạn hãy chuẩn bị sẵn 1 bì thư có ghi rõ địa chỉ của người nhận (nên dùng form người nhận trả tiền của hãng ヤマト運輸の着払伝表, có thể lấy form này tại các combini).
Chúc bạn đổi hộ chiếu mới thành công.